Cuando hablamos de formación bonificada, es bastante habitual pensar en una empresa que hace un curso, lo comunica a FUNDAE y después recupera parte de su coste.
Explicado de forma muy simple, sí. El sistema funciona así.
Pero entre una cosa y la otra pasan bastantes más cosas.
Gestionar correctamente una formación bonificada no consiste únicamente en entrar en la aplicación de FUNDAE, dar de alta un curso y comunicar que ha terminado. Hay una serie de requisitos que conviene conocer y una documentación que debe acompañar todo el proceso.
Y esto es importante incluso cuando la empresa tiene crédito suficiente para bonificar la formación.
Empecemos por el principio: ¿qué es la formación bonificada?
Las empresas disponen cada año de un crédito para formar a sus trabajadores.
Este crédito permite recuperar, mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, parte del coste de la formación realizada por la plantilla.
La gestión se realiza a través de FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo) y está sujeta a una serie de requisitos.
Dicho de forma sencilla: la empresa realiza una formación, asume inicialmente su coste y, si se cumplen las condiciones establecidas, puede recuperar posteriormente todo o parte de ese importe.
Hasta aquí, fácil.
La cuestión está precisamente en ese “si se cumplen las condiciones”.
La gestión empieza antes de que comience el curso
Uno de los errores más habituales es pensar en la bonificación cuando la formación ya está organizada o incluso cuando está a punto de empezar.
Lo recomendable es hacerlo antes.
No toda formación puede bonificarse automáticamente ni todas las situaciones son iguales. Antes de comunicar un curso conviene revisar algunos aspectos básicos:
· quién va a participar;
· qué formación se va a realizar;
· cuándo y cómo se impartirá;
· su duración y modalidad;
· qué costes tendrá;
· y qué empresa o empresas asumirán esos costes.
Además, existen plazos para comunicar la formación a FUNDAE.
Por eso, cuanto antes se tenga en cuenta la bonificación dentro de la planificación, más sencillo será gestionar correctamente todo el proceso.
Durante la formación también hay cosas que controlar
Una vez iniciado el curso, la gestión continúa.
Dependiendo de cómo se imparta la formación, habrá que poder acreditar aspectos como la participación de los trabajadores, la asistencia o realización efectiva del curso y su seguimiento.
Por ejemplo, en una formación presencial será especialmente importante el control de asistencia.
En una formación online o teleformación, además de que el participante acceda a una plataforma, deben existir registros que permitan acreditar cómo se ha desarrollado la formación y el seguimiento realizado durante el curso.
No se trata de generar documentación porque sí. Se trata de poder demostrar que la formación que posteriormente se bonifica realmente se ha realizado en las condiciones comunicadas.
El curso termina, pero la gestión todavía no
Este punto suele generar bastante confusión.
Que los participantes hayan terminado el curso no significa que la gestión de la bonificación haya terminado también.
Después habrá que comprobar qué trabajadores cumplen los requisitos para considerarse participantes finalizados, revisar los costes de la formación y comunicar correctamente la finalización en FUNDAE.
También será necesario determinar cuál es finalmente el importe que puede bonificarse.
Y aquí aparece otra idea importante: tener crédito disponible no significa que podamos bonificar cualquier importe.
La cantidad que una empresa puede recuperar depende de diferentes factores, como el coste de la formación, el número de participantes, la duración, la modalidad de impartición o los límites establecidos para calcular la bonificación.
Por eso, conocer cuánto crédito tiene disponible una empresa es importante, pero no es el único dato que debemos mirar.
¿Y después de aplicar la bonificación?
La documentación debe conservarse.
Las bonificaciones pueden ser objeto de actuaciones de seguimiento y comprobación para verificar que se han cumplido los requisitos establecidos.
Una buena gestión de la formación bonificada debería permitir reconstruir fácilmente qué ocurrió con cada curso: qué se comunicó, quién participó, cómo se impartió, qué documentación acredita su realización, cuánto costó y qué importe terminó bonificándose.
Cuando toda esa información está ordenada y existe trazabilidad, responder ante una comprobación resulta mucho más sencillo.
La formación bonificada no debería empezar por FUNDAE
Puede sonar contradictorio, pero para mí esta es una de las ideas más importantes.
La primera pregunta no debería ser:
“¿Qué curso podemos hacer para gastar el crédito FUNDAE?”
Sino:
“¿Qué formación necesita nuestro equipo y cómo podemos aprovechar nuestro crédito para financiarla?”
El matiz parece pequeño, pero cambia completamente el enfoque.
La formación bonificada es una herramienta para ayudar a las empresas a invertir en el desarrollo de sus equipos. El crédito disponible debería acompañar una buena planificación de la formación, no convertirse en el objetivo.
En DELEGARLO trabajamos precisamente desde esa perspectiva: ayudamos a empresas, departamentos de RRHH y profesionales de la formación a gestionar la formación bonificada combinando la parte operativa con el conocimiento técnico necesario para que cada proceso esté bien organizado, documentado y respaldado.
Porque gestionar FUNDAE no debería significar simplemente tramitar cursos. Debería significar gestionarlos bien.
Si tienes dudas sobre cómo está gestionando tu empresa la formación bonificada, necesitas apoyo con un proceso concreto o estás valorando externalizar su gestión, puedes contactar con DELEGARLO y contarnos tu caso.